Hướng dẫn tạo mẫu Social Media Calendar chuyên nghiệp cho marketers

Có thể thấy, việc duy trì sự hiện diện mạnh mẽ trên các nền tảng mạng xã hội đang trở thành một phần quan trọng của chiến lược truyền thông của mọi doanh nghiệp. Theo đó, việc sử dụng Social Media Calendar đã trở thành điều tất yếu giúp marketers dễ dàng quản lý và phát triển kế hoạch Social.

Vì vậy, nếu bạn chưa biết cách tạo hoặc quản lý Social Media Calendar hiệu quả thì hãy tham khảo ngay bài viết sau!

Tổng quan về Social Media Calendar

Social Media Calendar là gì?

Social Media Calendar được hiểu đơn giản là một công cụ quản lý và lên kế hoạch cho nội dung mà bạn sẽ chia sẻ trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, TikTok, Instagram,… Với mẫu Calendar, bạn có thể tổ chức và lên lịch trình cho các bài đăng, hình ảnh, video, và các hoạt động truyền thông khác.

Một Content Calendar thường bao gồm các thông tin sau:

Ngày và giờ đăng: Thời điểm cụ thể khi bài đăng sẽ xuất hiện trên các nền tảng xã hội.

Loại nội dung: Chẳng hạn như bài viết văn bản, hình ảnh, video, cuộc thăm dò ý kiến, và các sự kiện trực tuyến.

Chủ đề và nội dung: Nhóm chủ đề cụ thể cần triển khai và mẫu nội dung chi tiết

Link tài liệu: Để cung cấp thông tin chi tiết, mẫu Social Media Calendar có thể bao gồm liên kết đến bài viết, hình ảnh, video hoặc nhiều nguồn link khác nhau.

Thông điệp chính và từ khóa: Bao gồm những thông điệp quan trọng và từ khóa mà bạn muốn tập trung trong bài post.

Hình ảnh và mô tả hình ảnh: Cần mô tả chi tiết về hình ảnh nếu bạn đang làm việc với đội ngũ design.

Nhìn chung, việc sử dụng Content Calendar sẽ giúp bạn duy trì một chiến lược Social Media logic và dài hạn hơn, từ đó giúp tăng tính hiệu quả và sự nhất quán trong việc tương tác với đối tượng mục tiêu (Target Audience).

Những yếu tố quan trọng làm nên một Social Media Calendar hiệu quả

Để xây dựng một Social Media Calendar hiệu quả và giữ cho fanpage luôn đồng nhất và nhất quán, bạn cần lưu ý 3 yếu tố quan trọng sau:

Sự đa dạng về chủ đề: Một content calendar hiệu quả không nên chỉ xoay quanh việc đăng bài về sản phẩm, bạn nên mở rộng đa dạng về chủ đề để tạo ra nội dung hấp dẫn và thuyết phục khách hàng một cách gián tiếp.

Sự nhất quán về thời gian: Để đạt được hiệu suất tối ưu trong social media marketing, chiến lược của bạn cần được triển khai trong khoảng thời gian đủ lâu. Do đó, Content Calendar của bạn cần được lặp lại qua nhiều tuần để bạn có thể thu được KPIs mong muốn.

Đúng thời điểm: Việc đăng nội dung vào đúng thời điểm là vô cùng quan trọng. Mặc dù người dùng có thể quan tâm đến nội dung dài hơn (long-form content), nhưng điều này chỉ có ý nghĩa khi bài viết xuất hiện trước mắt họ vào thời điểm mà họ sẵn sàng tiếp nhận thông tin đó trên newsfeed.

Cách xây dựng chiến lược Social Media Calendar lâu dài cho thương hiệu

Nghiên cứu thị trường và đối tượng mục tiêu (Target Audience)

Ở bước đầu tiên này này, việc nghiên cứu và hiểu rõ về thị trường, ngành hàng, thương hiệu, sản phẩm và đối tượng khách hàng mục tiêu là quan trọng. Đôi khi, việc thực hiện cuộc khảo sát khách hàng có thể cần thiết để có cái nhìn sâu sắc hơn về họ. Điều này sẽ giúp xây dựng một Content Calendar phù hợp với chân dung khách hàng mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt tới.

Cụ thể, bạn hãy nghiên cứu kỹ những yếu tố sau đây trước khi triển khai kế hoạch Social Media Calendar:

Ngành hàng của sản phẩm/dịch vụ: Hiểu rõ về ngành hàng giúp xác định môi trường cạnh tranh và đặc điểm riêng của thị trường.

Ý nghĩa thương hiệu: Tìm hiểu về tên thương hiệu và ý nghĩa của nó để có cái nhìn toàn diện về định danh thương hiệu.

Phân tích 6Ps trong Marketing: Xem xét sản phẩm/dịch vụ, giá cả, địa điểm bán, chiến lược quảng bá, nhân sự và bằng chứng vật chất để hiểu rõ chiến lược tiếp thị.

Điểm khác biệt (USP): Định rõ những điểm độc đáo của sản phẩm/dịch vụ để có lợi thế cạnh tranh.

Chân dung đối tượng mục tiêu: Hiểu rõ đối tượng mục tiêu giúp tạo ra nội dung phù hợp với hành vi và sở thích của họ trên mạng xã hội.

Ngoài ra, phân tích cạnh tranh và chiến lược tiếp thị của đối thủ là quan trọng để đề xuất những ý tưởng hợp lý trong kế hoạch nội dung của bạn. Đặc biệt là khi bạn muốn kích thích cảm xúc của khách hàng để thúc đẩy họ sử dụng sản phẩm/dịch vụ của bạn.

Chọn 3-5 chủ đề Content (Content Pillar)

Để đảm bảo sự đa dạng về chủ đề trong nội dung bạn đăng trên fanpage, hãy xem xét 3-5 chủ đề mà bạn có thể liên tục sáng tạo nội dung trong ít nhất 3 tháng. Các chủ đề này nên phản ánh và đáp ứng nhu cầu khác nhau của khách hàng qua từng giai đoạn trong quá trình mua sắm hoặc tương tác với sản phẩm/dịch vụ của bạn (tìm hiểu, quyết định, sử dụng, v.v).

Dưới đây là 5 chủ đề phổ biến nhất mà bạn có thể triển khai cho mẫu Social Media Calendar.

Chủ đề Hướng dẫn và Học hỏi:

• Tạo nội dung hướng dẫn về cách sử dụng sản phẩm/dịch vụ của bạn.
• Chia sẻ kiến thức và thông tin hữu ích liên quan đến ngành hàng của bạn.
• Cung cấp bài viết và video học hỏi để tăng giá trị cho người tiêu dùng.

Chủ đề Câu chuyện Thương hiệu và Nhân vật:

• Kể những câu chuyện về nguồn gốc và phát triển của thương hiệu.
• Giới thiệu những nhân vật, nhân viên hoặc đối tác quan trọng.
• Chia sẻ các sự kiện và thành tựu của doanh nghiệp.

Chủ đề Tư vấn và Giải đáp Thắc mắc:

• Đăng nội dung giải đáp các thắc mắc phổ biến của khách hàng.
• Cung cấp tư vấn và hướng dẫn giải quyết vấn đề cho khách hàng.
• Tạo các buổi tư vấn trực tiếp hoặc video livestream để tương tác trực tiếp với khách hàng.

Chủ đề Sự Kiện và Ưu đãi đặc biệt:

• Thông báo về các sự kiện, triển lãm hoặc hoạt động đặc biệt.
• Cung cấp ưu đãi và khuyến mãi cho những sản phẩm/dịch vụ cụ thể.
• Tổ chức các cuộc thăm dò ý kiến và bình chọn từ khách hàng về sự kiện tương lai.

Chủ đề Tin tức và Xu hướng Ngành hàng:

• Cập nhật về tin tức mới nhất trong ngành hàng của bạn.
• Chia sẻ xu hướng mới và những thay đổi quan trọng trong thị trường.
• Đánh giá và so sánh sản phẩm/dịch vụ của bạn với các đối thủ cạnh tranh.

Bằng cách này, fanpage của bạn sẽ luôn mang lại nội dung đa dạng và hấp dẫn cho khách hàng, từ đó tối ưu hóa sự tương tác và tạo ra một trải nghiệm tích cực.

⇒ Đọc thêm:

• Content Strategy là gì? Cách lập Content Strategy
• 11 bước giúp xây dựng Content Strategy hiệu quả

Xác định những yếu tố sẽ xuất hiện trong Social Media Calendar

Nếu đã là một marketer thì chắc chắn bạn sẽ phải phối hợp làm việc với rất nhiều đồng nghiệp trong team. Do đó, để kế hoạch được thực thi hiệu quả, bạn cần xác định những yếu tố sẽ xuất hiện trong mẫu Social Media Calendar bao gồm:

Nền tảng Mạng xã hội: Xác định các nền tảng mạng xã hội mà bạn sẽ sử dụng (ví dụ: Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, TikTok). Điều này giúp tối ưu hóa nội dung cho từng nền tảng cụ thể và tương thích với đối tượng mục tiêu.

Khoảng thời gian: Chọn khoảng thời gian thực hiện Content Calendar (ví dụ: tháng 5, tháng 6, tháng 7… năm 2023). Điều này giúp định rõ chu kỳ và đặt ra kế hoạch dài hạn cho các chiến lược nội dung của bạn.

Lịch đăng và định dạng: Xác định từng ngày và giờ cụ thể cho việc đăng nội dung. Để chi tiết hơn, bạn hãy mô tả định dạng của nội dung (hình ảnh, video, bài viết văn bản, livestream) để quá trình triển khai trở nên dễ dàng hơn.

Số lượng bài viết: Xác định số lượng bài viết cần đăng mỗi ngày hoặc mỗi tuần. Điều này giúp duy trì sự liên tục và tạo ra lịch trình đều đặn cho nội dung của bạn.

Link, tài liệu, hình ảnh tham khảo: Hãy cung cấp thêm các liên kết, tài liệu hoặc hình ảnh tham khảo cần thiết để hỗ trợ việc sản xuất nội dung. Điều này giúp đội ngũ nội dung có nguồn tài nguyên cần thiết để tạo ra nội dung chất lượng.

Phân công nhiệm vụ: Để đảm bảo mỗi người liên quan biết rõ nhiệm vụ của mình và đảm bảo sự hiệu quả trong quá trình triển khai, người tạo Social Media Calendar cần gán những nhân sự cho việc sản xuất từng nội dung.

Lập kế hoạch đăng content phù hợp với “khung giờ” của đối tượng mục tiêu

Việc chọn thời gian đăng bài trên mạng xã hội là một phần quan trọng của chiến lược truyền thông xã hội và có thể ảnh hưởng đến tương tác của người dùng. Tùy theo từng loại content mà bạn có thể lựa chọn thời gian đăng bài như sau:

Content Kiến Thức Chuyên Sâu

Thời gian đăng: Buổi sáng, khi nhiều người sử dụng máy tính để lướt newsfeed.

Lý do: Buổi sáng thường là thời điểm mà người dùng tập trung cao độ và tinh thần sảng khoái. Đăng những nội dung kiến thức chuyên sâu, hữu ích vào thời điểm này giúp nó thu hút sự chú ý và tạo giá trị cho khán giả.

Content Giải Trí

Thời gian đăng: Giữa giờ nghỉ trưa hoặc lúc nghỉ giải lao trong lúc làm việc.

Lý do: Sau phiên làm việc buổi sáng thì lúc này người dùng sẽ muốn giải trí và nghỉ ngơi vào giờ trưa. Do đó, bạn hãy ưu tiên đăng những nội dung ngắn mang tính giải trí cao sẽ thu hút được nhiều người xem.

Content Bán Hàng

Thời gian đăng: Lúc khán giả không quá bận rộn và có thể trả lời câu hỏi.

Lý do: Tránh đăng vào những thời điểm cao điểm làm việc hoặc các hoạt động khác. Thay vào đó, hãy chọn thời điểm mà khán giả có thể tập trung vào nội dung và có thể tương tác với các thông điệp bán hàng một cách hiệu quả.

Lưu ý rằng thời gian tốt nhất có thể thay đổi tùy thuộc vào đối tượng mục tiêu cụ thể của bạn và ngành hàng bạn hoạt động. Quan sát và phản hồi từ khán giả sẽ giúp bạn điều chỉnh lịch trình nội dung để tối ưu hóa tương tác.

⇒ Đọc thêm: Bật mí “khung giờ vàng” đăng bài Facebook hiệu quả cho doanh nghiệp

Tham khảo Feedback từ những người có kinh nghiệm

Để một Content Calendar trở nên hoàn chỉnh, bạn hãy chia sẻ tiếp nhận các phản hồi và góp ý từ đồng đội. Các ý kiến đa dạng sẽ giúp làm giàu ý tưởng và cải thiện chiến lược nội dung Social. Thêm vào đó, những feedback các lãnh đạo hay leader có kinh nghiệm trong lĩnh vực có thể giúp đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của kế hoạch.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng một Content Calendar cần phải linh hoạt và có khả năng thay đổi theo tình hình thị trường. Do đó, hãy sẵn sàng điều chỉnh nội dung để nắm bắt nhanh chóng những “trend” mới nhằm đảm bảo rằng chiến lược nội dung của thương hiệu bạn luôn nổi bật hơn so với đối thủ cùng ngành.

Thường xuyên kiểm tra và tối ưu hiệu quả của nội dung trên các kênh Social Media

Cuối cùng, sau khi hoàn thành bản Content Calendar, quan trọng nhất là kiểm tra lại hoạt động truyền thông trên các kênh Social Media. Việc này giúp bạn đánh giá được nhiều khía cạnh bao gồm sự nhận diện thương hiệu, tương tác và hưởng ứng từ đối tượng mục tiêu, cũng như hiệu ứng của các loại nội dung khác nhau.

Ngoài ra, hãy thường xuyên kiểm tra các chỉ số như lượt tương tác, số lượt click, và phản hồi từ khách hàng để đánh giá chất lượng và tối ưu hiệu suất của chiến lược nếu cần.

Top 3 công cụ hỗ trợ xây dựng mẫu Social Media Calendar dễ dàng và hiệu quả

Với sự hỗ trợ từ công nghệ như hiện nay, bạn không cần phải mất quá nhiều thời gian để tạo cho mình một mẫu Social Media Calendar. Sau đây là 3 công cụ phổ biến được nhiều marketers sử dụng để xây dựng Content Calendar hiệu quả:

Google Drive

Google Drive hiện là công cụ phổ biến và được nhiều người làm nội dung ưa chuộng. Nền tảng này cung cấp nhiều tính năng hữu ích giúp nhà tiếp thị dễ dàng xây dựng lịch nội dung hiệu quả, đặc biệt là trong các dự án làm việc nhóm. Giá của Google Drive phù hợp với người dùng cá nhân với gói miễn phí và các gói Google Workspace dành cho doanh nghiệp chỉ với $6 mỗi tháng.

Để lên kế hoạch và theo dõi Content Calendar một cách hiệu quả, bạn có thể làm theo những bước đơn giản sau:

Tạo Tài Liệu Google: Bắt đầu bằng cách tạo một tài liệu mới trên Google Docs để lên kế hoạch nội dung của bạn.

Tạo Bảng Lịch: Sử dụng tính năng bảng của Google Docs để tạo lịch trình nội dung. Đặt các cột cho ngày, tiêu đề, mô tả, loại nội dung, và bất kỳ thông tin quan trọng nào khác.

Chia Sẻ và Làm Việc Nhóm: Chia sẻ tài liệu với các thành viên trong nhóm của bạn và thiết lập quyền truy cập phù hợp. Nhờ đó, các thành viên có thể cùng nhau làm việc trên tài liệu, thực hiện chỉnh sửa, đóng góp ý kiến và cập nhật thông tin.

Theo Dõi Tiến Độ: Sử dụng chức năng ô comment để theo dõi ý kiến và thảo luận giữa các thành viên nhóm. Ngoài ra, bạn có thể cập nhật tiến độ và thay đổi nội dung trực tiếp trong tài liệu để mọi người đều có cái nhìn chung về kế hoạch.

Với tính năng đa người sử dụng và tích hợp lưu trữ trực tuyến, Google Drive được đánh giá là một công cụ lý tưởng cho việc quản lý Content Calendar và làm việc nhóm trong lĩnh vực Social Media.

Loomly

Tương tự Google Drive, Loomly cũng là công cụ quản lý nội dung giúp người dùng lên kế hoạch và phân tích hiệu suất bài đăng trên các nền tảng truyền thông. Với đa dạng tính năng như quản lý nội dung, lên lịch đăng bài, và theo dõi hiệu suất, Loomly sẽ giúp các marketers có cái nhìn chi tiết và tổng quan về chiến lược Social Media của mình.

Một điểm độc đáo của Loomly là khả năng tạo môi trường cộng tác và phê duyệt, cho phép các nhóm làm việc cùng nhau trên một dự án. Việc này giúp hợp lý hóa quy trình làm việc khi có nhiều người tham gia trong việc quản lý và tạo nội dung.

Để sử dụng công cụ này, bạn cần trả khoản phí là 26$ mỗi tháng cho hai người dùng, và 10 tài khoản khi chọn thỏa thuận hàng năm. Tuy nhiên, bạn có thể trải nghiệm miễn phí trong 15 ngày để đánh giá tính năng và sự hiệu quả của công cụ.

Template Social Media Calendar trên Excel của HubSpot

Dùng Excel để tạo báo cáo và quản lý kế hoạch dường như không còn quá xa lạ đối với nhân sự làm Marketing. Tuy nhiên, một nhược điểm của Excel là chỉ có thể làm việc offline, điều này có thể gây bất tiện nếu công việc của bạn đòi hỏi sự teamwork và đồng bộ trực tuyến.

Để giải quyết vấn đề này, HubSpot đã chia sẻ một mẫu Content Calendar mà bạn có thể tham khảo. Mẫu này không chỉ hoạt động như một công cụ lập kế hoạch, mà còn giúp bạn theo dõi và lưu trữ nội dung truyền thông trên mạng xã hội. Bạn có thể download mẫu để sử dụng trên Excel cả khi offline và online, giúp tối ưu hóa quá trình làm việc nhóm trong quản lý nội dung Social Media.

Ngoài những công cụ kể trên, các bạn cũng có thể tham khảo các công cụ hỗ trợ xây dựng Social Media Calendar Khác như: Trello, Sprout Social, Evernote, Hootsuite, Story Chief…

Có thể thấy, một Social Media Calendar hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý thời gian một cách hiệu quả, mà đó còn là “chiếc la bàn” giúp tạo ra những nội dung phản ánh chính xác giá trị và tầm nhìn của thương hiệu. Hãy thường xuyên theo dõi Zafago để khám phá thêm nhiều kiến thức hữu ích về Digital Marketing nhé!