Cách Lập Ngân Sách Chi Phí Marketing Cho Doanh Nghiệp Nhỏ

Chi phí marketing là toàn bộ khoản tiền doanh nghiệp đã chi cho hoạt động quảng bá và thu hút khách hàng, gồm quảng cáo trả phí, nhân sự, nội dung, KOL/KOC, công cụ và đối tác bên ngoài. Cách tính cơ bản là cộng đủ các nhóm chi trong cùng một kỳ, rồi đối chiếu với doanh thu để biết tỷ lệ. Khác với ngân sách là con số dự kiến, chi phí là số tiền đã chi thực tế.

Chi phí marketing gồm những khoản nào?

Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào tiền chạy quảng cáo và bỏ sót các khoản còn lại. Để có con số đáng tin, bạn cần chia chi phí thành sáu nhóm sau:

Nhóm chi phí	Gồm những gì	Dễ bị bỏ sót ở đâu
Quảng cáo trả phí	Facebook, TikTok, Google, Zalo và các kênh tương tự	Phí nền tảng, thuế
Nhân sự marketing	Lương, thưởng và phần chi phí của người làm marketing	Nhân sự kiêm nhiệm, phần thời gian dành cho marketing
Nội dung, SEO và production	Viết bài, thiết kế, quay dựng video, chụp ảnh, SEO	Chi phí chỉnh sửa, mua ảnh, nhạc bản quyền
KOL/KOC, PR và sự kiện	Phí booking, sản phẩm tặng, bài PR, tổ chức sự kiện	Sản phẩm gửi mẫu, chi phí vận chuyển
Công cụ và phần mềm	CRM, email marketing, công cụ thiết kế, theo dõi, báo cáo	Gói dùng chung nhiều bộ phận
Đối tác bên ngoài	Phí thuê agency hoặc freelancer	Phí quản lý, phí phát sinh theo hợp đồng

Có hai điểm cần lưu ý khi phân loại. Thứ nhất, chi phí chăm sóc khách hàng cũ, như tri ân hay chương trình thành viên, thường nên theo dõi riêng để không làm sai lệch chi phí thu hút khách hàng mới. Thứ hai, chi phí và ngân sách là hai khái niệm khác nhau. Ngân sách là số tiền dự kiến chi trong kỳ, còn chi phí là số tiền đã chi thực tế. Đối chiếu hai con số này mỗi tháng giúp bạn phát hiện chi vượt hoặc chi thiếu sớm.

Cách tính tổng chi phí marketing và tỷ lệ trên doanh thu

Công thức tổng chi phí:

Tổng chi phí marketing = chi phí quảng cáo + nhân sự + nội dung và production + KOL/KOC, PR, sự kiện + công cụ + đối tác bên ngoài

Công thức tỷ lệ trên doanh thu:

Tỷ lệ chi phí marketing = Tổng chi phí marketing ÷ Doanh thu cùng kỳ × 100%

Ví dụ giả định (chỉ để minh họa cách tính, không phải số liệu của Zafago hay mức chuẩn của ngành). Một doanh nghiệp có doanh thu tháng là 1.200.000.000 VNĐ và ghi nhận chi phí marketing như sau:

Nhóm chi phí	Số tiền (VNĐ)
Quảng cáo trả phí	60.000.000
Nhân sự marketing (phần phân bổ)	35.000.000
Nội dung và production	20.000.000
KOL/KOC	15.000.000
Công cụ, phần mềm	6.000.000
Đối tác bên ngoài	12.000.000
Tổng chi phí marketing	148.000.000

Tỷ lệ chi phí marketing = 148.000.000 ÷ 1.200.000.000 × 100% ≈ 12,3%.

Công thức chi phí Marketing

Con số này chỉ có ý nghĩa khi so với chính doanh nghiệp qua các tháng. Dùng cùng một cách tính trong nhiều kỳ thì bạn mới thấy xu hướng tăng hay giảm. Cách chia ngân sách cho từng kênh được trình bày riêng trong bài phân bổ ngân sách marketing hiệu quả trong IMC Plan.

Làm sao xác định mức chi marketing phù hợp với doanh nghiệp?

Không có một tỷ lệ chi phí marketing đúng cho mọi doanh nghiệp. Mỗi ngành, mỗi giai đoạn và mỗi mô hình kinh doanh có mức chi khác nhau, nên việc sao chép tỷ lệ của doanh nghiệp khác dễ dẫn đến chi quá tay hoặc thiếu đầu tư.

Thay vì tìm một con số chuẩn, hãy cân nhắc năm yếu tố sau:

1. Biên lợi nhuận gộp. Chi phí marketing phải nằm trong khả năng sinh lời. Nếu biên gộp mỏng, dư địa chi quảng cáo cũng hẹp hơn.
2. Giai đoạn kinh doanh. Doanh nghiệp mới thường cần đầu tư nhiều hơn để được biết đến, còn doanh nghiệp đã có khách quen có thể chi tập trung vào giữ chân.
3. Chu kỳ mua hàng. Sản phẩm mua nhanh cần chi khác với dịch vụ cần nhiều tháng tư vấn.
4. Mục tiêu trong kỳ. Mục tiêu tăng trưởng nhanh, ra mắt sản phẩm mới hay chỉ duy trì doanh số dẫn đến mức chi khác nhau.
5. Dòng tiền. Số tiền có thể chi liên tục mà không ảnh hưởng vận hành.

Cách làm thực tế là bắt đầu với một mức chi vừa phải, theo dõi kết quả theo từng kênh trong vài chu kỳ, rồi tăng ở kênh hiệu quả và giảm ở kênh kém. Cách tiếp cận này an toàn hơn đặt một tỷ lệ cố định từ đầu.

Bảng chi phí marketing theo tháng cho doanh nghiệp nhỏ

Bảng theo dõi giúp bạn so dự toán với thực chi. Dưới đây là mẫu đơn giản cho một doanh nghiệp nhỏ. Các con số là ví dụ giả định, bạn thay bằng số liệu của mình.

Hạng mục	Dự toán (VNĐ)	Thực chi (VNĐ)	Chênh lệch (VNĐ)
Quảng cáo Facebook và TikTok	20.000.000	23.000.000	+3.000.000
Nội dung và thiết kế	8.000.000	7.000.000	-1.000.000
KOC	5.000.000	6.000.000	+1.000.000
Công cụ, phần mềm	2.000.000	2.000.000	0
Nhân sự marketing (phần phân bổ)	15.000.000	15.000.000	0
Đối tác bên ngoài	6.000.000	6.000.000	0
Tổng	56.000.000	59.000.000	+3.000.000

Chênh lệch tính bằng thực chi trừ dự toán. Số dương nghĩa là chi vượt, số âm nghĩa là chi thấp hơn dự kiến.

Cách theo dõi bảng này hiệu quả:

1. Ghi chi phí theo tuần, không chờ cuối tháng. Phát hiện chi vượt sớm giúp bạn kịp điều chỉnh.
2. Dùng một bảng chung như Google Sheets để cả bộ phận marketing và kế toán cùng cập nhật.
3. Ghi nguyên nhân cho mỗi khoản chênh lệch lớn, ví dụ tăng giá thầu hay thêm một đợt booking.
4. Đặt ngưỡng cảnh báo riêng cho doanh nghiệp, ví dụ mức chênh lệch bạn cho là cần xem xét ngay.

Bảng mẫu dự toán và thực chi chi phí marketing theo tháng cho doanh nghiệp nhỏ

Chi phí tự làm và thuê ngoài khác nhau ở những khoản nào?

Cả hai cách đều tạo ra chi phí, chỉ khác ở cách chi phí được tính và ghi nhận. Bảng dưới đây so sánh các khoản chi để bạn đưa vào bảng theo dõi cho đúng.

Khoản chi	Marketing tự làm (in-house)	Marketing thuê ngoài
Nhân sự	Lương, thưởng, bảo hiểm, đào tạo, chi phí tuyển dụng	Gần như không có chi phí nhân sự cố định
Công cụ, phần mềm	Doanh nghiệp tự mua và quản lý	Tùy thỏa thuận, có thể do đối tác sử dụng và tính vào phí dịch vụ
Phí dịch vụ	Không có	Phí quản lý hoặc phí theo phạm vi công việc
Ngân sách quảng cáo	Doanh nghiệp tự chi trực tiếp cho nền tảng	Tùy hợp đồng, cần ghi rõ ngân sách chi trả riêng hay đã gồm trong phí
Chi phí quản lý và điều phối	Thời gian của quản lý nội bộ	Thời gian làm việc và phản hồi với đối tác

Điều quan trọng khi thuê ngoài là đọc kỹ hợp đồng để biết khoản nào đã gồm và khoản nào phát sinh riêng, nhờ đó bảng chi phí không bị sót. Nếu cần so sánh sâu về mô hình, bạn có thể đọc bài marketing in-house hay thuê ngoài và giải pháp marketing thuê ngoài tối ưu chi phí.

5 cách kiểm soát chi phí marketing

1. Theo dõi chi phí theo từng hạng mục. Khi biết rõ tiền đi đâu, bạn mới biết nên cắt hay tăng khoản nào. Chia ít nhất theo sáu nhóm ở phần đầu bài.
2. Loại bỏ khoản chi kém hiệu quả. So sánh chi phí với kết quả của từng kênh hoặc chiến dịch, dừng hoặc giảm những khoản tốn tiền nhưng không mang về khách. Nếu doanh nghiệp chạy nhiều nền tảng, dịch vụ quảng cáo đa kênh giúp quản lý và so sánh hiệu quả tập trung.
3. Đo lường chỉ số hiệu quả. Các chỉ số như CAC, CPA, ROI và ROAS cho biết chi phí có sinh lời không. Với ROAS, bạn có thể xem cách tính trong bài ROAS là gì.
4. Kiểm soát chi phí phát sinh. Đặt quy trình duyệt cho khoản chi ngoài kế hoạch và dành một phần dự phòng nhỏ để không phải cắt giữa chừng.
5. Đánh giá định kỳ và điều chỉnh. Mỗi tháng hoặc mỗi quý, đối chiếu dự toán với thực chi, rồi điều chỉnh ngân sách kỳ sau dựa trên kết quả thực tế.

Checklist năm cách kiểm soát chi phí marketing cho doanh nghiệp

Những sai lầm thường gặp khi tính chi phí marketing

1. Chỉ tính tiền chạy quảng cáo. Con số này thường thấp hơn nhiều so với chi phí thật, khiến doanh nghiệp đánh giá sai hiệu quả.
2. Bỏ sót chi phí nhân sự và công cụ. Lương người làm marketing và phí phần mềm là chi phí thật dù không nằm trong hóa đơn quảng cáo.
3. Nhầm chi phí marketing với chi phí bán hàng. Chi phí marketing hướng đến thu hút khách hàng, còn chi phí bán hàng gắn với việc chốt đơn như hoa hồng nhân viên bán hàng hay vận chuyển. Trộn lẫn sẽ làm cả hai chỉ số sai lệch.
4. Không đối chiếu dự toán với thực tế. Lập bảng nhưng không so sánh nên không rút ra được bài học cho kỳ sau.

Kết luận

Muốn kiểm soát chi phí marketing, doanh nghiệp cần tính đủ sáu nhóm chi, phân biệt rõ chi phí thực tế với ngân sách và theo dõi bằng một bảng đơn giản mỗi tháng. Bạn không cần một tỷ lệ chuẩn từ bên ngoài, mà cần một cách tính nhất quán để thấy xu hướng của chính mình. Hãy bắt đầu từ việc ghi lại toàn bộ khoản chi tháng này theo sáu nhóm, rồi so với dự toán.

Khi doanh nghiệp cần phối hợp quảng cáo, nội dung và booking trong một kế hoạch thống nhất để chi phí được kiểm soát tốt hơn, bạn có thể tham khảo dịch vụ Marketing tích hợp (IMC) của Zafago.

Câu hỏi thường gặp

Chi phí marketing và ngân sách marketing có giống nhau không?

Không. Ngân sách là số tiền dự kiến chi cho marketing trong một kỳ, được lập trước. Chi phí là số tiền đã chi thực tế sau khi hoạt động diễn ra. So sánh hai con số này giúp phát hiện chi vượt hoặc chi thấp.

Chi phí marketing khác chi phí bán hàng ở điểm nào?

Chi phí marketing phục vụ việc thu hút và tiếp cận khách hàng, như quảng cáo, nội dung và booking. Chi phí bán hàng gắn với giai đoạn chốt đơn và giao hàng, như hoa hồng bán hàng hay vận chuyển. Nên theo dõi tách riêng để đánh giá đúng từng khâu.

Chi phí marketing bao nhiêu là hợp lý?

Không có mức chung cho mọi doanh nghiệp. Mức hợp lý phụ thuộc vào biên lợi nhuận gộp, giai đoạn kinh doanh, chu kỳ mua và dòng tiền. Cách đánh giá tốt hơn là theo dõi tỷ lệ chi phí trên doanh thu qua các tháng và so với kết quả mang lại.

Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu kiểm soát chi phí marketing thế nào?

Bắt đầu bằng một bảng tính đơn giản ghi dự toán, thực chi và chênh lệch theo từng nhóm chi mỗi tháng. Cập nhật theo tuần, ghi nguyên nhân chênh lệch lớn và đánh giá lại cuối tháng. Khi quen, bạn có thể bổ sung phân tích theo từng kênh.

ZAFAGO – Digital Growth Partner

Zafago là Performance Digital Marketing Agency chuyên đồng hành, tối ưu chiến lược và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu bền vững cho doanh nghiệp.

📍 Văn phòng: 97/7 Lê Quang Định, P. Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam

📞 Hotline 1: (+84) 888.04.04.06

✉ Email: [email protected]