KPI là gì? Phương pháp xây dựng chiến lược KPI trong Marketing

Cách sử dụng KPI trong marketing hiệu quả nhất được nhiều công ty quan tâm và áp dụng. KPI hiện nay đã tương đối quen thuộc trong các ngành nghề liên quan đến kinh doanh, dự án, nhân sự, marketing, quản lý, .. Trong những năm gần đây, chỉ số này đã được ứng dụng nhiều và phổ biến ở Việt Nam nhưng chưa mang lại hiệu quả cao. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu KPI là gì? Và đặc biệt là cách sử dụng hiệu quả KPI trong marketing, tìm hiểu thêm về KPI marketing là gì?

Tầm quan trọng của Kpi ai cũng nên biết

Có thể thấy KPI đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của mỗi cá nhân, tổ chức và công ty. Cụ thể về tầm quan trọng của KPI trong bài viết sau:

Tầm quan trọng của KPI trong kinh doanh

1. Đánh giá chính xác năng lực nhân viên

Hiện nay, hầu hết các công ty đều sử dụng KPI là doanh số để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Vì vậy, khi xây dựng KPI, người quản lý phải đưa ra các chỉ số rõ ràng. Cụ thể và dựa trên tình hình kinh doanh của công ty. Cũng như vị trí công việc của từng cá nhân, bộ phận. Để đưa ra các KPI điều chỉnh sao cho đạt hiệu quả tốt nhất. Đây cũng là một phương pháp cho phép người quản lý dễ dàng đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên.

2. Xác định lại chiến lược thương mại

Ngoài đánh giá của nhân viên, hiệu quả của các chiến lược kinh doanh trong một công ty không chỉ dừng lại ở chỉ số doanh thu. Họ sẽ xem xét kênh nào có tỷ lệ khách hàng sử dụng sản phẩm cao nhất? Tôi nên đầu tư vào những kênh nào và nên cắt giảm những kênh nào? Và những câu hỏi này chỉ có thể được trả lời khi các công ty đo lường KPI chi tiết cho chiến lược của họ. Nếu không, các chiến lược đề xuất sẽ không mấy hiệu quả khi quá trình thực hiện na ná nhau và na ná nhau.

3. Tạo môi trường học tập

Bằng cách đo lường KPI, các nhà quản lý có thể tạo ra một môi trường học tập trực tiếp trong công ty của bạn. Theo kinh nghiệm của các nhà quản lý, khi họ đưa ra KPI cho các cá nhân và tổ chức, nó sẽ tạo ra nhiều cuộc trò chuyện quan trọng ở nơi làm việc.

Phương pháp xây dựng và quản lý kpi trong kinh doanh

Để có thể xây dựng và quản lý tốt KPI trong kinh doanh mang lại hiệu quả. Bạn hãy cùng tìm hiểu các bước cụ thể trong phần sau:

Bước 1 – Xây dựng về bản đồ chiến lược:

KPIs hiệu quả là những KPI có liên quan trực tiếp đến chiến lược kinh doanh. Do đó, bước hợp lý đầu tiên là xác định những chiến lược này là gì, để xây dựng một chiến lược kinh doanh. Ngày nay, nhiều công ty hàng đầu đã giới thiệu các công cụ như bản đồ chiến lược hoặc bản đồ tạo giá trị để lập biểu đồ hành động hiệu quả nhằm giúp đạt được các mục tiêu tuyên bố giá trị của họ (cung cấp kết quả) và hỗ trợ trong việc xây dựng chiến lược, quản trị chiến lược và quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Bước 2 – Xác định về bộ phận hay người xây dựng KPI

Các phòng / ban / phòng / ban tự xây dựng KPIs: có thể các phòng / ban / bộ phận chức năng sẽ trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí, chức danh trong phòng / ban / bộ phận đó dựa trên những định hướng, hỗ trợ phương pháp từ các nhà chuyên môn (bộ phận nhân sự, chuyên viên).

Phương pháp xây dựng KPI trong kinh doanh

Bước 3 – Xây dựng và đặt ra câu hỏi chính

Để giảm danh sách các chỉ số đến mức ngắn gọn và có ý nghĩa nhất, xác định KPI là một trong những giải pháp. Nói cách khác, để có câu trả lời, bạn phải bắt đầu bằng một câu hỏi. Nếu không có câu hỏi nào cần trả lời, bạn không cần thực hiện hành động nào.

Bước 4 – Xác nhận về các KRAs 

Mỗi bộ phận trong tổ chức đều có chức năng / nhiệm vụ cụ thể riêng của phòng / ban / bộ phận và hệ thống KPI được xây dựng phải thể hiện, gắn với đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận. .

Bước 5 – Xác định chức danh công việc và trách nhiệm chính của chức danh

Đối với mỗi vị trí và chức danh, người xây dựng KPI phải chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhiệm vị trí này phải hoàn thành (mô tả công việc). Các trách nhiệm chính này là cơ sở để xây dựng một hệ thống các chỉ số hoạt động chính, vì vậy các trách nhiệm được mô tả phải rõ ràng, cụ thể và có thể đạt được.

Bước 6 – Xác định KPI (chỉ số đánh giá) và thu thập dữ liệu

Đây là một khía cạnh kỹ thuật hơn của phát triển KPI. Các công ty nên đánh giá cẩn thận điểm mạnh và điểm yếu của các loại biện pháp khác nhau và chọn một biện pháp thích hợp nhất.

Bước 7 – Xác định mức điểm cho kết quả đạt được và ngưỡng mục tiêu

Thông thường, điểm số được chia thành 2 đến 5 mức điểm tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả. Càng có nhiều mức điểm thì đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu các mức điểm quá chia nhỏ thì việc đánh giá và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ khó xác định được điểm số.

Bước 8 – Mối quan hệ giữa kết quả đánh giá KPI và lương thưởng

Đối với từng khung tính điểm cụ thể, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định từng mối quan hệ giữa kết quả đánh giá và mức lương thưởng cụ thể. Tùy theo từng bộ phận, chức danh, lĩnh vực hoạt động … mà người quản lý xây dựng KPI một cách linh hoạt theo từng giai đoạn và phải thuê chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với nhân viên công ty để các mục tiêu đã xác định và thực hiện phát huy hiệu quả cao và phù hợp với tổng thể các mục tiêu quản lý của công ty, đặc biệt là các mục tiêu của quản lý nguồn nhân lực.

Áp dụng Kpi đối với từng nhân sự trong doanh nghiệp như thế nào?

Người xây dựng KPI cho bộ phận nhân sự phải là người có trình độ chuyên môn cao, hiểu rõ mục tiêu, nhiệm vụ của bộ phận nhân sự và hơn hết là hiểu rõ KPIs của bộ phận nhân sự. Nói một cách cụ thể, trưởng phòng nhân sự, trưởng phòng nhân sự là những người có thể xây dựng KPI cho phòng nhân sự vì họ hiểu và nắm rõ về phòng nhân sự, nhiệm vụ cụ thể của từng nhân viên nhân sự.

Xây dựng chiến lược KPI cho mỗi nhân sự

Ngoài ra, để đảm bảo tính khách quan cao nhất khi xây dựng KPI cho bộ phận nhân sự. Các CEO có thể xin ý kiến ​​tư vấn của các chuyên gia về KPI.

Cách tính Kpi cho từng phòng ban của doanh nghiệp

Hiện nay, nhiều công ty ở Việt Nam sử dụng các chỉ số hiệu suất chính để đo lường hiệu quả công việc. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng biết cách tính KPIs một cách chính xác. Để có kết quả đo lường chính xác, loại hình KPI phải đảm bảo theo công thức sau:

· Cách tính KPI theo hiệu suất thành phần, với công thức: Thành phần KPI hiệu suất = (Kết quả / Mục tiêu thực tế) * Trọng số

· Cách tính KPI theo tổng hiệu suất, với công thức: Tổng hiệu suất KPI = Hiệu suất KPI thành phần (1) + Hiệu suất KPI thành phần (2) +…

· Cách tính KPI trong một khoảng thời gian: Điểm KPI cho mỗi quý được tính dựa trên điểm KPI cho các tháng trong quý đó.

Xây dựng chiến lược Kpi trong Marketing hiệu quả

Mỗi công ty, hoạt động và dự án đều có quy trình và KPI riêng. Vì nó phụ thuộc vào mục tiêu của từng đơn vị. Tuy nhiên, chúng ta sẽ luôn có một tiêu chuẩn. Hay còn gọi là khuôn khổ chung về quy trình xây dựng hệ thống KPI. cùng với các yếu tố xây dựng KPI sau:

1. Xác định đối tượng phát triển KPI

Chủ thể xây dựng KPI có thể là trưởng bộ phận, trưởng phòng, bộ phận,… Dù là ai thì cũng phải là người có chuyên môn cao, hiểu rõ mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Đồng thời, cũng cần hiểu đầy đủ đánh giá KPI trong kinh doanh là gì?

Hơn nữa, để đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả, cũng cần nhận được sự góp ý của các bộ phận, cá nhân có liên quan.

2. Xác định rõ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận

Khi xây dựng hệ thống KPI cần xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban, dự án …

Cách xây dựng chiến lược KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

3. Xác định rõ vị trí, chức danh và nhiệm vụ của từng vị trí

Nó là cần thiết để mô tả rõ ràng công việc của mỗi. Nêu rõ trách nhiệm của từng vị trí.

4. Xác định rõ ràng loại hình KPI

· Các chỉ tiêu của nhóm phòng ban: Được xây dựng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm phòng ban.

· Các chỉ số cá nhân: được xây dựng trên cơ sở các chỉ số hoạt động chính của từng cá nhân phù hợp với yêu cầu của tiêu chí SMART.

· Xây dựng thời hạn đánh giá cho từng chỉ tiêu cụ thể.

5. Xác định rõ ràng khung đánh giá kết quả

Mỗi chỉ tiêu sẽ có một mức điểm khác nhau, tùy thuộc vào mức độ hoàn thành công việc đề ra.

6. Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh

Dựa vào các lưới điểm trên, các trưởng phòng, trưởng bộ phận… sẽ tổng hợp lại tổng điểm và đưa ra kết luận, từ đó có những điều chỉnh phù hợp hơn.

Đo lường hiệu quả công việc bằng Kpi như thế nào ?

Việc sử dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc nhằm đảm bảo nhân viên thực hiện đúng trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí, chức danh cụ thể. Điều này góp phần đánh giá thực chất hiệu quả công việc. Làm cho công việc minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả. Nâng cao hiệu quả đánh giá hiệu suất vì KPIs có tính định lượng cao, cụ thể và đo lường được.

Bảng chỉ số đo lường hiệu quả công việc bằng KPI

Để triển khai KPI, công ty phải xây dựng một hệ thống các mục tiêu từ trên xuống dưới theo phương pháp MBO. Quản lý theo đối tượng, quản lý theo mục tiêu là một quá trình dựa trên mục tiêu. Trong đó người quản lý và nhân viên thống nhất với nhau về các mục tiêu chung và hiểu rõ vai trò của mỗi mục tiêu này. Tuy nhiên, có những công việc rất khó đặt mục tiêu nên người ta sẽ xây dựng các tiêu chuẩn cho quy trình. ( Gọi là MBP, Management By Process ), các tiêu chuẩn này cũng chính là KPI.

Trên đây, Zafago đã giúp bạn hiểu rõ hơn về KPI là gì? Cách xây dựng KPI trong doanh nghiệp mang lại hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Anh em có thể áp dụng một trong các chiến thuật chia sẻ này. Để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của mình. Chúc bạn có những chiến lược hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.

Xem thêm những nội dung gợi ý khác:

• Mục tiêu Smart là gì? Cách thiết lập mục tiêu smart hiệu quả

• Telesales là gì? Trở thành Telesales best seller cần kỹ năng gì?

• Quản trị marketing là gì? Tổng hợp về đặc điểm, vai trò trong DN

• Hướng dẫn xây dựng chiến lược marketing cho spa hiệu quả

• Phần mềm KPI là gì? Các phần mềm KPI tốt nhất hiện nay