Cách đọc hiểu báo cáo hiệu suất từ đơn vị Marketing thuê ngoài

Một trong những mối quan tâm lớn nhất khi thuê phòng Marketing không chỉ là chi phí hay ý tưởng mà chính là kết quả. Nhưng kết quả ấy được thể hiện như thế nào và cách đọc số liệu báo cao ra sao thì chưa hẳn ai cũng biết. Trong bài viết này Zafago sẽ giúp bạn gỡ rối từng chỉ số, để không còn cảm giác bị “đánh đố” mỗi khi nhận báo cáo hiệu suất từ agency.

1. Báo cáo marketing là gì?

Trong bất kỳ chiến dịch nào, báo cáo marketing đóng vai trò trung tâm. Nó giúp phòng marketing nội bộ hoặc phòng marketing thuê ngoài theo dõi hiệu suất và điều chỉnh kịp thời. Đặc biệt, khi sử dụng dịch vụ marketing thuê ngoài, báo cáo còn là căn cứ để đo lường mức độ cam kết và hiệu quả thực thi của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Trong dịch vụ marketing thuê ngoài, báo cáo là công cụ minh bạch hóa hiệu quả làm việc giữa doanh nghiệp và đối tác. Báo cáo thường được phân loại theo mục đích sử dụng như:

• Báo cáo quảng cáo đa kênh: Gồm TikTok, Facebook, Google, Zalo.
• Mẫu báo cáo marketing tổng hợp: Theo dõi toàn bộ hiệu suất chiến dịch.
• Mẫu báo cáo social media: Phân tích tương tác, lượt tiếp cận và tỷ lệ chuyển đổi từ kênh mạng xã hội.

Điểm khác biệt lớn khi sử dụng phòng marketing thuê ngoài là tính cam kết theo KPI. Mỗi báo cáo đều gắn với mục tiêu cụ thể như CTR, ROAS hay tỷ lệ chuyển đổi, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hiệu quả và ra quyết định kịp thời. So với báo cáo nội bộ, báo cáo trong dịch vụ marketing thuê ngoài thường chuyên nghiệp, có cấu trúc rõ ràng và tiêu chuẩn hóa theo từng ngành.

2. Điểm danh 5 chỉ số quan trọng trong báo cáo Marketing

2.1 CTR (Click-through rate) – Tỷ lệ nhấp chuột

CTR là chỉ số đo lường số lượt nhấp chuột trên tổng số lượt hiển thị quảng cáo. Trong báo cáo marketing, đây là thước đo cơ bản cho thấy mức độ hấp dẫn của nội dung quảng cáo với người dùng. Phòng marketing thuê ngoài thường sử dụng chỉ số này để đánh giá hiệu quả nội dung sáng tạo và mức độ phù hợp với tệp mục tiêu.

Ngưỡng CTR tốt phụ thuộc nền tảng. Với Google Ads, từ 2% trở lên được xem là hiệu quả. Facebook hay TikTok thường yêu cầu CTR cao hơn để đảm bảo hiệu suất phòng marketing thuê ngoài cam kết doanh số.

Một mẫu báo cáo social media rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi, điều chỉnh kịp thời. Đây là lý do nhiều đơn vị ưu tiên chọn phòng marketing thuê ngoài là gì để tối ưu chi phí quảng cáo.

2.2 CPC & CPM – Chi phí cho mỗi lượt nhấp

Trong báo cáo marketing, CPC (Cost per Click) và CPM (Cost per Mille) là hai chỉ số then chốt để đánh giá hiệu quả chi phí quảng cáo trên từng nền tảng. Việc hiểu và vận dụng đúng từng chỉ số giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược truyền thông phù hợp với mục tiêu, từ đó tối ưu ngân sách hiệu quả hơn. Trong các dịch vụ marketing, đây cũng là yếu tố thể hiện rõ năng lực của phòng marketing thuê ngoài cam kết doanh số.

Theo đó, mỗi nền tảng quảng cáo có đặc thù khác nhau về cách tính và hiệu quả của CPC, CPM như sau:

• TikTok: Ưu thế về độ phủ và CPM thấp, nhưng tỷ lệ chuyển đổi có thể không ổn định nếu nội dung chưa đủ hấp dẫn hoặc không đúng tệp.
  Facebook: Kiểm soát CPC tốt hơn, đặc biệt khi kết hợp với hệ thống target người dùng chính xác. Phù hợp cho các chiến dịch yêu cầu chuyển đổi rõ ràng.
• Zalo: Lợi thế trong các chiến dịch theo vùng miền nhờ tích hợp số điện thoại, nhưng chi phí CPC/CPM thường dao động theo ngành hàng.

Tùy theo mục tiêu chiến dịch, phòng marketing thuê ngoài có thể linh hoạt đề xuất tối ưu theo chỉ số phù hợp:

• Tối ưu CPM: Khi doanh nghiệp muốn gia tăng độ phủ, xây dựng nhận diện thương hiệu nhanh chóng với ngân sách thấp.
  Tối ưu CPC: Khi trọng tâm là chuyển đổi – ví dụ: lượt truy cập, đăng ký, mua hàng. CPC thấp sẽ giúp cải thiện hiệu suất quảng cáo và ROAS.

Các mẫu báo cáo marketing chuyên nghiệp hiện nay đều phân tích rõ CPC, CPM theo từng kênh. Đây là cơ sở giúp Doanh nghiệp theo sát hiệu quả chiến dịch theo từng ngày, từng nhóm quảng cáo cụ thể.

2.3 Tỷ suất lợi nhuận quảng cáo

ROAS (Return on Advertising Spend) là chỉ số cho biết mỗi đồng chi cho quảng cáo mang về bao nhiêu doanh thu. Công thức tính ROAS = Doanh thu từ quảng cáo / Chi phí quảng cáo. Đây là chỉ số quan trọng trong mọi mẫu báo cáo marketing của phòng marketing thuê ngoài.

 

Các yếu tố ảnh hưởng đến ROAS:

• Tệp khách hàng mục tiêu càng sát với nhu cầu, chi phí chuyển đổi càng thấp.
• Nội dung quảng cáo quyết định người dùng có nhấp chuột hay không. Hình ảnh, tiêu đề, lời kêu gọi hành động đều ảnh hưởng đến tỷ lệ chuyển đổi.
• Trang đích (landing page) cần tải nhanh, dễ hiểu và thúc đẩy hành vi mua. Một báo cáo marketing chuyên nghiệp sẽ chỉ ra vấn đề nếu tỷ lệ thoát cao.
• Ngân sách và cách phân bổ kênh quảng cáo cũng ảnh hưởng đến hiệu quả ROAS. Marketing thuê ngoài giúp doanh nghiệp chọn đúng nền tảng phù hợp.
• Sản phẩm và dịch vụ là yếu tố cốt lõi. Nếu sản phẩm không đáp ứng kỳ vọng, dù quảng cáo hay cũng khó tối ưu tỷ suất lợi nhuận.
  Đội ngũ triển khai chiến dịch là điểm mấu chốt. Nhiều doanh nghiệp chọn phòng marketing thuê ngoài cam kết doanh số để đảm bảo hiệu suất ổn định.

Nhìn chung mức ROAS tối thiểu chấp nhận được tùy ngành. Thương mại điện tử thường đặt ngưỡng ROAS từ 4 trở lên. Với dịch vụ cao cấp, mức ROAS 2–3 có thể đã đủ. Dịch vụ marketing thuê ngoài cần điều chỉnh chiến lược liên tục để đảm bảo chỉ số này đạt kỳ vọng và thể hiện rõ trong báo cáo.

2.4 Tỷ lệ chuyển đổi (CVR – Conversion Rate)

Tỷ lệ chuyển đổi (CVR) là phần trăm người dùng thực hiện hành động mong muốn sau khi tương tác với quảng cáo, như điền form, đặt hàng, hoặc gọi điện. Trong báo cáo marketing, đây là chỉ số phản ánh hiệu quả cuối cùng của toàn bộ chiến dịch.

CVR được đo ở nhiều giai đoạn trong phễu chuyển đổi: từ lượt click vào quảng cáo, đến việc người dùng truy cập landing page, và cuối cùng là hành động mua hàng hoặc đăng ký. Phòng marketing thuê ngoài cần xác định rõ điểm đo CVR tại từng bước để đánh giá chính xác hiệu suất.

2.5 CPA – Chi phí trên mỗi chuyển đổi

CPA (Cost Per Action) đo lường chi phí trung bình để tạo ra một hành động mong muốn từ người dùng, như điền form, đặt hàng hoặc đăng ký tài khoản. Đây là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả thực sự của chiến dịch marketing thuê ngoài.

Một phòng marketing thuê ngoài chuyên nghiệp sẽ xác định rõ “chuyển đổi” là gì ngay từ đầu: đó có thể là lead đủ điều kiện, một đơn hàng thành công, hay một lượt đăng ký nhận tư vấn. Việc thống nhất định nghĩa giúp tránh hiểu nhầm khi phân tích CPA trong báo cáo marketing.

CPA thấp chưa chắc đã hiệu quả nếu các chuyển đổi không mang lại giá trị thực. Ví dụ, một chiến dịch tạo ra nhiều lead giá rẻ nhưng lại không bán được hàng, thì dù CPA thấp, ROAS và tỷ lệ chuyển đổi vẫn có thể rất kém.

3. Top 3 điều cần chú ý khi đọc báo cáo Marketing

3.1 Mối liên hệ giữa các chỉ số

Khi đọc báo cáo từ đơn vị marketing thuê ngoài, đừng chỉ nhìn từng chỉ số riêng lẻ. Sự liên kết giữa CTR, ROAS, CPA và tỷ lệ chuyển đổi mới phản ánh hiệu quả thực sự của chiến dịch. Dưới đây là phân tích chi tiết cho vấn đề này:

• ROAS cao nhưng tỷ lệ chuyển đổi thấp: có thể do đơn hàng có giá trị lớn, nhưng số người mua ít. Khi đó, cần xem lại tệp khách hàng hoặc quá trình chốt đơn.
• CTR cao nhưng không có đơn hàng: nội dung quảng cáo hấp dẫn, nhưng trang đích không đủ thuyết phục. Người dùng nhấp vào nhưng thoát ra ngay vì không thấy đúng kỳ vọng.

Vì vậy, không nên đánh giá chỉ theo một chỉ số. Phòng marketing thuê ngoài chuyên nghiệp sẽ giúp bạn phân tích mối liên hệ giữa các chỉ số để xác định vấn đề ở đâu – quảng cáo, trang đích hay quy trình chuyển đổi.

3.2 So sánh giữa các kênh quảng cáo

Trong các chiến dịch marketing thuê ngoài, doanh nghiệp thường sử dụng nhiều kênh quảng cáo song song như TikTok, Facebook, Zalo… Mỗi nền tảng có cách vận hành, chi phí và hành vi người dùng khác nhau. Để tối ưu hiệu quả, việc so sánh các chỉ số trên từng kênh là bước không thể bỏ qua:

• TikTok: có ưu thế về lượng người dùng trẻ và CPM thấp, giúp mở rộng độ phủ nhanh.
• Facebook: mạnh về target chi tiết, phù hợp với chiến dịch cần đơn hàng rõ ràng.
  Zalo: phù hợp với quảng cáo theo địa phương, đặc biệt trong các ngành như bất động sản, giáo dục, tiêu dùng.

Ngoài ra, khi triển khai dịch vụ marketing đa kênh, phòng marketing thuê ngoài cần có báo cáo riêng biệt cho từng nền tảng, đồng thời tổng hợp toàn chiến dịch để doanh nghiệp nắm được hiệu suất tổng thể, tránh rơi vào bẫy “tối ưu một kênh – bỏ sót kênh khác”.

Sự chuyên nghiệp của đơn vị marketing thuê ngoài thể hiện ở khả năng phân tích chéo các chỉ số, điều phối ngân sách và nội dung phù hợp với từng nền tảng, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu cuối cùng: chuyển đổi hiệu quả và chi phí tối ưu.

3.3 Phân tích theo từng giai đoạn triển khai

Khi làm việc với đơn vị marketing thuê ngoài, doanh nghiệp không chỉ cần xem kết quả tổng thể, mà còn nên theo dõi báo cáo theo từng giai đoạn cụ thể. Cách phân tích theo tuần hoặc theo tháng sẽ giúp bạn nhìn ra xu hướng tăng/giảm của các chỉ số CTR, ROAS, CPA và tỷ lệ chuyển đổi.

Ở giai đoạn đầu, chiến dịch thường dành ngân sách cho việc test A/B, thử nhiều mẫu quảng cáo, nội dung, kênh và tệp khách hàng khác nhau. Lúc này, chi phí có thể cao, hiệu suất chưa ổn định tuy nhiên đây là điều hoàn toàn bình thường.

Giai đoạn giữa là lúc chọn lọc những gì hoạt động tốt nhất để tập trung ngân sách. Đây cũng là thời điểm cần theo dõi sát để điều chỉnh nhanh nếu có dấu hiệu hiệu suất đi xuống.

Giai đoạn tối ưu cuối chiến dịch thường cho kết quả tốt nhất nếu quá trình phân tích, tối ưu được thực hiện đúng cách. Lúc này, các chỉ số như tỷ lệ chuyển đổi và ROAS cần được đánh giá kỹ để xác định ngưỡng hiệu quả và khả năng mở rộng.

Phòng marketing thuê ngoài chuyên nghiệp sẽ cung cấp báo cáo theo timeline rõ ràng, giúp bạn dễ dàng đánh giá từng chặng đường triển khai – từ đó ra quyết định đầu tư đúng lúc, đúng điểm rơi hiệu quả.

4. Lưu ý khi đánh giá hiệu suất marketing thuê ngoài

Để đánh giá hiệu quả của marketing thuê ngoài, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào con số tăng trưởng nhất thời. Quan trọng hơn là xem xét tính thực tế, minh bạch và bền vững của toàn bộ chiến dịch. Dưới đây là ba yếu tố quan trọng không nên bỏ qua:

4.1 KPI có thực tế không

Trước khi đánh giá hiệu suất, hãy xem lại mục tiêu ban đầu có phù hợp với ngân sách, sản phẩm và thị trường không. Một KPI quá tham vọng hoặc không rõ ràng sẽ khiến kết quả không phản ánh đúng năng lực của đơn vị marketing thuê ngoài.

4.3 Chi phí và ngân sách có minh bạch

Báo cáo cần làm rõ tổng chi phí, chi phí thực chi cho quảng cáo, và phần phí dịch vụ. Nếu không minh bạch, doanh nghiệp sẽ khó biết phần nào đang tiêu hao ngân sách, phần nào thực sự tạo ra kết quả.

4.3 Kết quả của chiến dịch

Đừng chỉ đánh giá kết quả qua những thời điểm bùng nổ. Hãy xem hiệu suất có được duy trì ổn định không, chuyển đổi có đúng tệp không, và các chỉ số có cải thiện qua từng giai đoạn hay chỉ tốt ở giai đoạn đầu.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ cách phân tích CTR, ROAS, tỷ lệ chuyển đổi và đánh giá hiệu suất khi làm việc với đơn vị marketing thuê ngoài. Nếu bạn cần một đối tác đáng tin cậy thì hãy liên hệ ngay với Zafago – Đơn vị chuyên cung cấp giải pháp digital performance marketing và vận hành TMĐT trọn gói nhé.